Acceso: En el contexto archivístico, se entiende como tal al derecho que exige la disponibilidad de los documentos y de los archivos. 

Acceso público: Dícese de aquellos documentos que no tienen ninguna restricción para su consulta y acceso.

Archivalía: Comprende el conjunto de documentos (escritos, cartas, dibujos, mapas, planos, películas, discos) producidos y recibidos por una organización o persona en el ejercicio de sus funciones, que se conservan con fines de gestión, garantía de derechos, testimonio, historia y memoria en un lugar específico conocido como archivo.

Archivística/Archivología: Ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos como custodios de aquéllos y como sistemas responsables de su gestión, así como de la metodología aplicada a unos y a otros y cuyo objetivo es potenciar el uso y servicio de los documentos y de los Archivos.

Archivo: Institución donde se reúne uno o más conjuntos orgánicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos y recibidos como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona o entidad pública o privada, organizados respetando su orden natural, conservados en un depósito que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto productor o a cualquier persona, como testimonio de la gestión de actos administrativos y/o jurídicos, o como información para fines científicos o culturales.

Archivo intermedio: Dentro del ciclo vital de los documentos, es la residencia para los documentos que todavía tienen vigencia administrativa pero son utilizados con poca frecuencia por la Administración y están a la espera de su eliminación o de su transferencia al Archivo histórico.

Archivo de gestión/de oficina/de trámite: Área de una determinada oficina o unidad administrativa donde se reúne el conjunto de documentos recibidos y generados por dicha oficina en el ejercicio de su actividad, durante la fase inicial o activa de su ciclo de vida (etapa de creación y tramitación). Los documentos se custodian en las instalaciones propias de la unidad administrativa, bajo su responsabilidad y manejo directo, hasta su transferencia al archivo intermedio, una vez concluida su tramitación y transcurrido el plazo fijado para cada serie en una Tabla de Valoración y Conservación Documental (TVCD).

Archivo general: Lugar donde se conservan expedientes de asuntos terminados, o otros documentos archivísticos transferidos desde los archivos de gestión.

Archivo histórico: Institución cultural responsable de la preservación y difusión de aquellos documentos considerados históricos o de conservación permanente en atención a sus valores secundarios, de conformidad con las reglas establecidas en una TVCD.

Autenticidad: Junto con la fiabilidad, integridad y disponibilidad, es uno de los elementos que conforman la confianza de un documento de archivo. Consiste en la acreditación de ser lo que pretende ser sin alteraciones o corrupciones. Los documentos auténticos son los que han mantenido su identidad e integridad con el paso del tiempo gracias a la evidencia de su carácter, requisitos o circunstancias inherentes.

Autoridad archivística: Servicio de archivos o programa responsable de la selección, ingreso y conservación de documentos de valor permanente, de facilitar su disponibilidad y de la aprobación de la destrucción de otros documentos de archivo. 

Calendario de transferencias: Instrumento que establece los plazos, en años, tras el cual debe transferirse la documentación de un archivo a otro, siguiendo su ciclo vital, indicando el momento a partir del cual deben empezar a contarse.

Ciclo vital del documento de archivo: Este concepto hace referencia a las distintas etapas por las que atraviesa un documento desde que es producido o recibido por la Universidad hasta que se lo elimina o se lo guarda permanentemente en el Archivo general y/o histórico. El ciclo vital plantea edades del documento: la primera edad es la tramitación (documentos activos); la segunda, la vigencia y su guarda por un plazo precaucional para responder a eventuales reclamos administrativos o jurídicos (documentos semiactivos); y, la tercera, involucra la selección documental y la guarda permanente de sólo una parte reducida de la documentación. En este sentido, cada una de las fases del ciclo encuentra su plasmación en un tipo de archivo: de gestión, intermedio, general/histórico. 

Colección: Agrupación de documentos cuya unión y relación entre ellos la determina un tema o el creador de la colección. Su origen no responde al resultado de una gestión institucional o personal sino a la voluntad de alguien. Cada pieza requiere una descripción individualizada, ya que es difícil detectar en ellas el carácter seriado.

Conservación permanente: Expresión que hace referencia a la guarda a largo plazo de los documentos de archivo, por su valor para la historia, la memoria y la garantía de derechos.

Contexto: Dícese del entorno administrativo, procedimental, jurídico y documental, así como de la red de relaciones en los que el documento archivístico ha sido creado y utilizado (por ejemplo, cómo el documento se relaciona con otros dentro un grupo de documentos).

Copia/Reprografía: Reproducción de un documento original.

Cuadro de clasificación: Instrumento resultado de la clasificación que formaliza y representa la sistematización de los documentos de un fondo, del contenido documental de un Archivo y de los documentos de una colección. Generalmente, refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto productor.

Depósito: Local de guarda de documentos. No confundir con el servicio de archivo.

Derecho de acceso a la información pública: Derecho fundamental de las personas a consultar la información producida o recibida por las autoridades públicas en el ejercicio de sus funciones. En la medida en que dicha información se encuentra registrada en forma de documentos, se habla también de derecho de acceso a los documentos públicos.

Destino/disposición final: Expresión que hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital de los documentos, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación. 

Deterioro: Modificaciones causadas por agentes físicos, químicos o biológicos, que alteran las características originales de un documento y suponen un riesgo para su estabilidad física.

Disponibilidad/accesibilidad/usabilidad: Capacidad o facilidad futura de que el documento y la información contenida en él puedan ser leídos y por tanto usados.

Documentación de apoyo informativo: Ejemplares múltiples (impresos, fotocopias, etc.) de origen y características diversos, cuya utilidad para la entidad reside en la información que contienen para ayudar a la gestión.

Documento: Unidad indivisible de información constituida por un mensaje fijado a un medio de manera sintácticamente estable. Un documento tiene por tanto siempre una forma fija y un contenido estable.

Documento de archivo/archivístico: Entidad de información de carácter único, producida y/o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad; cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia y soporte de las acciones, decisiones y funciones propias de las organizaciones y de las personas físicas y jurídicas. Presenta una serie de caracteres externos (soporte, medio para la fijación de la información, forma, etc.) e internos (contenido, destinatario, lenguaje, etc.) que no deben ser alterados para evitar afectar su validez. Todo documento de archivo debe reunir las siguientes cualidades: a) autenticidad: ser lo que afirma ser (comprobación de su creador, tiempo de creación); b) integridad: estar completo e inalterado y su contenido ser suficiente como para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa; c) fiabilidad: representar de forma exacta el evento que dice testimoniar; y d) utilidad: ser accesible y estar en condiciones óptimas para poder ser utilizado y servido a quien lo necesite.

Documento de archivo electrónico: Documento de archivo digital consistente en un mensaje elaborado con base en impulsos electrónicos y que puede ser almacenado en un dispositivo al efecto, transmitido a través de un canal o red y reconstruido a lenguaje natural o forma original por medio de un equipo electrónico el cual es indispensable para poder hacer inteligible el documento de nuevo.

Documento electrónico: también conocido como documento digital, es un documento cuyo soporte material es un dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que solamente puede ser leído, visto, escuchado, interpretado, o reproducido mediante aplicaciones especializadas que ayudan a abrir el documento en mención para que pueda ser apreciado.

Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas en diferentes organizaciones. Por ejemplo, las planillas de asistencia del personal.

Documento sustantivo: Documento que sirve a las funciones para las cuales existe la institución que lo produce. Por ejemplo, en una universidad, el acta de examen. 

Fiabilidad: Junto con la autenticidad, la integridad y la disponibilidad, es uno de los elementos que conforman la confianza de un documento de archivo como declaración de un hecho. Consiste en el grado en que un documento archivístico puede establecer, declarar o sostener al acto o hecho del que es relativo, y es establecida determinando la competencia del autor y examinando tanto la completitud en la forma del documento de archivo como el nivel de control ejercido durante su proceso de producción.

Fondo documental/archivístico: Conjunto de los documentos de archivo que una persona física o jurídica produce,  recibe y acumula por razones de su función o actividad. Es el nivel más alto de agregación archivística. 

Formato abierto de archivo: Especificación para almacenar datos digitales, publicada y patrocinada generalmente por una organización de estándares abiertos, y libre de restricciones legales y económicas de uso. Busca garantizar el acceso a largo plazo a los datos almacenados sin la incertidumbre actual o futura respecto a los derechos legales de uso de la tecnología de acceso, a la disponibilidad de esta tecnología, o a la especificación técnica del formato de almacenamiento de los datos. Los formatos abiertos pueden ser utilizados por programas libres o cerrados, así como por programas gratuitos y de pago; esta libertad de uso es lo que hace al formato ser libre. A continuación se indican algunos ejemplos de formatos abiertos: EPUB (estándar para ebook), HTML (formato estándar de las páginas web), PDF (formato de documento portátil, optimizado para vectores), RTF (formato de texto enriquecido), TXT (formato de texto), JPEG (formato de imagen), PNG (formato de imagen) entre otros.

Gestión documental/de documentos de archivo: Todas las funciones, actividades y procesos que en una organización se aplican a los documentos a lo largo de su vida para garantizar su producción, su autenticidad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad, para su mayor uso y mejor servicio.

Instrumento descriptivo/de descripción: Aquel que ofrece la representación de los documentos de archivo y de las agrupaciones documentales mediante elementos de descripción.

Integridad: Junto con la autenticidad, la fiabilidad y la disponibilidad, es uno de los elementos que conforman la confianza de un documento de archivo. Consiste en la cualidad de un documento archivístico de estar completo e inalterado en todos sus aspectos esenciales. 

Manipulación: Agarrar, tocar, trasladar un documento, tomando las precauciones necesarias para no dañarlo (mancharlo, rasgarlo, romperlo) o deteriorarlo de alguna manera.

Metadatos: En el ámbito de la gestión documental, son datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo, posibilitando así su uso y comprensión. Su aplicación al documento electrónico resulta fundamental ya que éste carece de los elementos que tiene un documento analógico y que establecer su contexto funcional y administrativo; esa función la cumplen los metadatos, que describen cómo se ha registrado la información, cuándo y por quién, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado. 

Obsolescencia: Refiere a la cualidad de obsolescente, es decir, a algo que se está volviendo obsoleto o antiguo y que, por lo tanto, cae en desuso.

Obsolescencia tecnológica: Caída en desuso de productos tecnológicos motivada por la falta de funcionalidad en comparación con las nuevas tecnologías incluidas en el mercado. 

Ordenación: Es la operación que consiste en unir unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros de acuerdo a un criterio de orden establecido de antemano.

Patrimonio cultural: Todos aquellos bienes de interés cultural por su valor histórico, artístico, urbanístico, etnográfico, científico, técnico y social que son merecedores de protección y defensa.  

Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Serie documental: Conjunto de documentos de la misma procedencia, resultados de una misma actividad, que resulta ser testimonio continuado de una actividad específica y que son producidos por uno o más agentes como responsables de esa actividad. Sirve para facilitar la organización, descripción, control, acceso y destino final de los documentos. Por ejemplo, las actas del Consejo Académico, los expedientes de renuncias, los legajos de alumnos.

Sistema archivístico: Sistema de información que captura, incorpora, gestiona y proporciona acceso a los documentos de archivo a través del tiempo

Soporte documental: Material en el que se registra la información, tal como papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas, entre otros.

Tabla de valoración y conservación documental/Tabla de valoración y retención documental/Calendario de conservación/Tabla de plazos de guarda: Documento que identifica y describe los documentos de archivo de una organización, por lo general a nivel de serie, y proporciona instrucciones para la disposición de los documentos de archivo durante todo su ciclo vital. Básicamente consiste en un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos estableciéndose los plazos de conservación y de transferencia de una serie determinada junto con los requisitos para el acceso. Dado que es un instrumento oficial para servir de referencia a la hora de una propuesta de eliminación o de justificar una eliminación directa y para cumplir los plazos de las transferencias, necesita de la aprobación institucional y de la difusión para su conocimiento y aplicación.

Tipo documental: Concepto que hace referencia a los diferentes tipos de documentos que pueden distinguirse según la cantidad y distribución de los elementos de información que contienen, en función de las actividades que los han originado. Esto indica si el documento es una nota, una carta, un contrato, un convenio. En general, el tipo documental más frecuente en las instituciones es el expediente (conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan los trámites). Sin embargo, también se producen o reciben otros tipos documentales que interesa resguardar. El nombre del tipo documental es dato indispensable a la hora de dar nombre a la serie integrada por documentos del mismo tipo. 

Transferencia: Procedimiento habitual de ingreso de documentos en un archivo mediante el traslado regular y periódico de fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las etapas de su ciclo vital.

Valores del documento de archivo: El documento de archivo presenta valores primarios y secundarios, según el ciclo de vida por el que atraviesa. El valor primario  es una cualidad por la cual un documento de archivo garantiza y prueba la acción por la que fue producido desde la perspectiva de su vigencia administrativa y su capacidad como instrumento de control. Comprende el valor administrativo (el que posee un documento para la administración de origen en tanto engendre derechos y obligaciones y sirva de garantía para justificar situaciones y hechos), el valor fiscal (el que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas al control presupuestario o de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias) y el valor jurídico-legal (del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común o como testimonio ante la ley).

Por su parte, el valor secundario implica una cualidad por la cual un documento de archivo, una vez extinta su vigencia administrativa y prescrita su capacidad como instrumento de control, mantiene o adquiere otros usos posibles. Comprende el valor testimonial (refleja la creación, objetivos, funciones, evolución, actividades y procedimientos de una institución a lo largo de su existencia), el valor  evidencial (garantiza los derechos imprescriptibles de la ciudadanía), el valor informativo (el que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva) y valor histórico (sirve al conocimiento del pasado).

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